Důležité - právní náležitosti

Souhlas s poskytnutím osobních údajů

 

Informační memorandum ke zpracování osobních údajů 

 

O děti postaráno z.s., Nádražní 206, 675 73 Rapotice

IČ: 06129498

(dále jen „Spolek“)

 

Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se Spolek řídí a které přijal za účelem zajištění souladu s nařízením parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je na území ČR účinné od 25.5.2018 a to zejména a s přihlédnutím k čl. 13 Nařízení.  

Spolek podnikl veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů, které shromažďuje za účelem prokázání řádného a efektivního nakládání s prostředky evropských fondů a dalších dotačních titulů (městské, krajské apod.).

V souladu s GDPR zpracovává Spolek osobní údaje dle těchto zásad: 

  1. Zákonnost, korektnost a transparentnost – Provádíme zpracování jen v případě, kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana našich zájmů, ochrana zájmů třetích osob nebo udělený souhlas subjektu údajů).  
  2. Účelové omezení – Shromažďujeme osobní údaje jen pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely (viz výše). 
  3. Minimalizace údajů – Zpracování osobních údajů provádíme pouze v míře a rozsahu, který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.
  4. Přesnost – Zpracováváme pouze aktuální osobní údaje, které odrážejí skutečný stav věci.
  5. Omezení uložení – Držíme osobní údaje po dobu ne delší, než je nezbytné a zákonné. 
  6. Integrita, důvěrnost – Zavedli jsme dostatečné technické a organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným poskytnutím nebo zpřístupněním přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.
  7. Odpovědnost – Jsme kdykoliv schopni doložit soulad dodržování zásad dle bodů 1. – 6.

Informace poskytované v případě, že osobní údaje byly získány od subjektu údajů nebo jeho zákonných zástupců

Kontaktní údaje správce osobních údajů
Název právnické osoby a IČ  O děti postaráno z.s., IČ: 06129498
Adresa sídla právnické osoby Nádražní 206, 675 73 Rapotice
Adresa provozovny Zemědělská 619/2, 664 91 Ivančice
Telefonické spojení  777 110 161
Oficiální e-mail právnické osoby info@odetipostarano.cz
ID datové schránky  8wxkpjt
Titul, jméno, příjmení předsedkyně spolku Veronika Senciová, DiS.art.

 

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (viz. Čl. 37 a násl. nařízení)
Název právnické osoby a IČ  Mikroregion Ivančicko, IČO: 71187081
Adresa sídla právnické osoby Palackého nám. 196/6, 664 91 Ivančice
Telefonické spojení pověřence 603319002
Oficiální e-mail pověřence gdpr@ivancicko.com
Titul, jméno, příjmení pověřence Mgr. Bc. Marek Sigmund

 

V případě, že provádíme zpracování osobních údajů, jehož účelem není splnění zákonem předepsaných povinností, plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu, jedná se o zpracování osobních údajů, ke kterému potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů (zaměstnanců, klientů). Jedná se zejména o zpracování osobních údajů o podobě klientů (fotografie a videa) či zpracování základních identifikačních údajů pro účely hlášení na soutěže, výlety, exkurze nebo sportovní akce, zveřejnění výsledků na soutěžích atd. Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoliv odvolat či využít další práva, která jsou přesně v písemném souhlasu popsána. 

Z akcí pořádaných Spolkem jsou pořizovány audiovizuální záznamy, které jsou dále využívány k propagačním účelům. Účastníci akcí pořádaných Spolkem berou na vědomí, že tyty anonymní audiovizuální záznamy mohou být použity při prezentaci Spolku, a sice na webových stránkách Spolku, na sociálních sítích, v tištěných médiích atd.

Zájemcům o zaměstnání tímto sdělujeme, že pokud zašlou písemnou žádost o přijetí do pracovního poměru, musí být odeslána výhradně na výše uvedený e-mail nebo adresu správce osobních údajů. Odesláním žádosti byl vyjádřen souhlas se zpracováním zájemcem uvedených údajů a jejich uchováním po dobu max. 3 let pro případný pozdější kontakt. 

Organizace přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů, jak v jejich fyzické, tak elektronické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení interních pravidel pro práci s danými informačními systémy. Zajištění, aby přístup k osobním údajům měly pouze osoby s odpovídajícím oprávněním, pořizování elektronických záznamů, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zamezení neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel a přístupových práv, šifrováním, vypracováním dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zvýšením bezpečnosti instalací zámků, nákupem zamykacích skříní apod. V důsledku oprávněného zájmu ochrany majetku a osob, může být využíván kamerový nebo jemu na roveň postavený systém. V případě jeho instalace organizace informuje subjekt údajů o konkrétních podmínkách prostřednictvím pověřené osoby.    

Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci činnosti Spolku přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji. Zejména je ze strany Spolku kladena vysoká priorita zabezpečení osobních údajů o nezletilých osobách. 

Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, pojišťovny, orgány finanční správy apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například správu informačních technologií (IT, matriky, systémy pro stravování apod.). Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR v rámci povinností zpracovatele dle požadavku čl. 28 Nařízení.  

Doba zpracování a uchovávání osobních údajů je stanovena zpravidla legislativními požadavky nebo je specifikována přímo v jednotlivých souhlasech (fotky, audiovizuální záznamy apod.). Souhlas je možné kdykoliv odvolat.  

Spolek má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoliv dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod a ve spolupráci s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů provádíme příslušná hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů. 

Právo na přístup k Vašim osobním údajům nebo osobním údajům Vašich dětí. 

  1. Máte právo požádat správce, aby Vám sdělil, zda zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.
  2. Máte právo požádat správce o přístup ke zpracovávaným osobním údajům a o informace o zpracování těchto údajů.
  3. Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.

Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do  dokumentace, ve které se zpracovávají Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte. 

Pokud o to požádáte, správce Vás bude informovat o 

  1. účelech zpracování, 
  2. kategoriích zpracovávaných osobních údajů, 
  3. kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
  4. době, po kterou budou osobní údaje u správce uloženy,
  5. o právu požádat o opravu, výmaz, omezení zpracování osobních údajů, právu vznést námitku proti zpracování,
  6. o právu podat stížnost u dozorového úřadu.

 

Správce osobních údajů poskytuje údaje v následující formě:

  1. písemně,
  2. ve vhodných případech v elektronické formě po prokázání identity,
  3. ústně, pokud o to požádáte a bude prokázána Vaše totožnost, přičemž žádné údaje a informace nelze podat telefonicky. 

 

Pokud je to možné a nebudou nepříznivě dotčena práva a svoboda jiných osob, poskytne správce kopie zpracovávaných osobních údajů. 

Za jakých podmínek je kopie poskytována?

  1. Bezplatně se poskytuje první kopie nebo kopie poskytnutá po delším časovém úseku, po změně osobních údajů, po změně ve zpracování osobních údajů.
  2. V ostatních případech se kopie poskytuje za poplatek.

 

Správce odpoví na Vaši žádost písemně do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.

Právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Máte právo požádat o opravu nepřesných údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.

Právo na výmaz některých osobních údajů (právo „být zapomenut“). Obecně platí, že máte právo požádat správce o to, aby zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, správce nevymaže osobní údaje, i když o  to požádáte. Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje v jakém rozsahu vymazal.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení zpracování osobních údajů a uvedete důvod Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce ukládá, avšak jinak nesmí dále zpracovávat (až na některé výjimky). Ve kterých případech máte právo, aby správce omezil zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte?

  1. Pokud podle Vašeho tvrzení Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašeho dítěte nejsou přesné.
  2. Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte protiprávní. Vy však místo výmazu osobních údajů žádáte o omezení zpracování osobních údajů.
  3. Pokud již správce osobní údaje nepotřebuje zpracovávat. Vy však požadujete, aby osobní údaje byly omezeny, protože je to nutné pro určení, výkon a obhajobu Vašich právních nároků.
  4. Pokud správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů.

Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje omezil.

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. V souvislosti se správním řízením máte právo vznést námitku, protože správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení). 

Jaké je Vaše právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů? Pokud v rámci řízení o přijetí Vašeho dítěte k základnímu vzdělávání udělujete souhlas se zpracováním některých osobních údajů (email, telefonní číslo), pak máte právo kdykoli souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. To znamená, že zpracování osobních údajů do odvolání souhlasu je legální. Stejná pravidla platí pro odvolání souhlasů zejména pro fotografování, zveřejnění fotografií, prací klientů apod.  

Vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu. Máte právo podat stížnost naší organizaci, kterou budeme řešit v součinnosti s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. +420 234 665 111.

V Ivančicích dne 25.5.2018                                                                                                  

Veronika Senciová

předsedkyně spolku